KI-Transparenzpflichten 2026: Was Teams jetzt dokumentieren sollten

Viele Unternehmen nutzen KI bereits täglich: für Support, Marketing, Texterstellung, Code, Analyse oder interne Automatisierung. Gleichzeitig rücken die nächsten Umsetzungsstufen des EU AI Act näher. Für kleine Teams ist dabei eine Erkenntnis wichtiger als jede neue KI-Funktion: Wer heute nicht dokumentiert, wird später deutlich mehr Aufwand haben.

Warum das Thema gerade relevant ist

Die EU hat mit dem AI Act einen stufenweisen Zeitplan eingeführt. Nach den ersten Verbots- und Governance-Regeln gelten seit August 2025 auch Anforderungen für General-Purpose-AI-Modelle (GPAI). Die EU-Kommission veröffentlichte dafür einen GPAI Code of Practice mit Schwerpunkten auf Transparenz, Urheberrecht sowie Sicherheit und Schutzmaßnahmen. Zudem beginnt die Durchsetzung dieser GPAI-Regeln durch die EU AI Office-Strukturen ab August 2026.

Für die meisten Website-Betreiber bedeutet das nicht, dass sie plötzlich selbst ein KI-Modell regulatorisch betreiben. Dennoch werden Kunden, Geschäftspartner und Aufsichtsbehörden häufiger fragen, welche KI-Dienste genutzt werden und wie Entscheidungen zustande kommen.

Die praktische Frage: Könnt ihr eure KI-Landschaft erklären?

Viele Unternehmen können heute beantworten, welches CRM sie nutzen. Deutlich schwieriger wird es bei KI:

• Welche KI-Dienste werden eingesetzt?
• Welche Daten werden an externe Anbieter übertragen?
• Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
• Welche Mitarbeitenden dürfen KI-Systeme verwenden?
• Welche Prozesse hängen von KI-Ausgaben ab?
• Gibt es menschliche Kontrolle vor wichtigen Entscheidungen?

Wer diese Fragen nicht beantworten kann, hat meist kein technisches Problem – sondern ein Dokumentationsproblem.

Die einfachste Maßnahme: Ein KI-Inventar

Für kleine Unternehmen reicht oft ein einfaches Dokument oder Wiki.

Darin sollten mindestens enthalten sein:

1. Verwendete KI-Tools und Anbieter.
2. Zweck des Einsatzes.
3. Verarbeitete Datenarten.
4. Verantwortliche Personen.
5. Risiken und bekannte Grenzen.
6. Menschliche Kontrollschritte.
7. Vertrags- und Datenschutzinformationen.

Ein solches Inventar hilft nicht nur bei AI-Act-Themen. Es erleichtert auch DSGVO-Prüfungen, Kundenfragebögen, Sicherheitsbewertungen und interne Audits.

Transparenz wird zum Wettbewerbsfaktor

Immer mehr Kunden fragen nach dem Einsatz von KI. Besonders Agenturen, Freelancer und Softwaredienstleister sollten darauf vorbereitet sein.

Ein kurzer, nachvollziehbarer Überblick über eingesetzte Systeme schafft Vertrauen. Gleichzeitig reduziert er das Risiko, dass Teams unkontrolliert neue KI-Dienste einführen, die sensible Daten verarbeiten.

Was Entwicklerteams zusätzlich dokumentieren sollten

Für Softwareprojekte sind vor allem diese Punkte wertvoll:

• Welche Modelle werden verwendet?
• Welche Prompts oder Systemanweisungen sind geschäftskritisch?
• Welche externen APIs sind eingebunden?
• Welche Logs werden gespeichert?
• Wie werden Halluzinationen, Fehlklassifikationen oder Fehlentscheidungen behandelt?
• Welche Fallbacks existieren, wenn ein KI-Dienst ausfällt?

Diese Informationen sind oft wichtiger als umfangreiche Compliance-Dokumente, weil sie direkt bei Betrieb, Sicherheit und Fehlersuche helfen.

Fazit

Die kommenden AI-Act-Pflichten treffen nicht nur große Modellanbieter. Auch kleinere Unternehmen profitieren davon, ihre KI-Nutzung nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein aktuelles KI-Inventar, klare Verantwortlichkeiten und transparente Prozesse schaffen Rechtssicherheit, reduzieren Risiken und erleichtern die Zusammenarbeit mit Kunden.

Die beste Vorbereitung auf neue Regulierung ist häufig überraschend unspektakulär: wissen, welche KI im Unternehmen läuft, welche Daten sie sieht und wer dafür verantwortlich ist.

Quellen

• https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/ai-office
• https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/general-purpose-ai-code-practice
• https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
• https://www.reuters.com/business/media-telecom/will-eu-delay-enforcing-its-ai-act-2025-07-03/

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar.